Альбом формы документов

Альбом формы документов

Альбом формы документов

Альбом форм документов организации — это сборник эталон­ных унифицированных форм документов, применяемых для доку­ментирования деятельности организации.

Унифицированная форма документа – это бланк с реквизитами, обязательными для конкретной разновидности документа, и унифи­цированным текстом.

Целесообразно Альбом форм документов разрабатывать одно­временно с подготовкой Табеля форм документов и рассматривать Альбом форм как дополнение к Табелю, хотя работы по унификации форм документов могут вестись и независимо от разработки Табеля форм документов.

Цель разработки Альбома форм документов – регламентация формы и содержания документов, используемых в деятельности организации.

Разработка Альбома форм документов предполагает унифика­цию документов организации. Унификация форм документов за­ключается в:

определении информации, необходимой и достаточной для ре­шения конкретных задач управления;

установлении оптимального набора реквизитов и показателей для каждой формы документа, исключение дублирующих и неис­пользуемых показателей;

унификации текста документа.

Разработка унифицированных форм документов включает сле­дующие этапы:

формирование объекта унификации – исходного массива доку­ментов по управленческим функциям и задачам (в соответствии с Табелем форм документов);

анализ документов и обобщение результатов анализа;

разработка эталонных образцов унифицированных форм и фор­мирование Альбома форм документов.

Унификации могут подвергаться все создаваемые в организации виды и разновидности документов, независимо от частоты их повто­ряемости. Для разработки унифицированных форм документов ис­пользуются образцы документов, отложившиеся в архиве организа­ции, и карты документов, полученные в процессе подготовки Табеля форм документов (см. раздел 6.2), при этом для каждой типовой си­туации должно быть отобрано не менее 3-5 образцов документов. Увеличение количества исходных образцов документов повышает на­дежность разрабатываемой унифицированной формы.

Состав реквизитов унифицированных форм документов и по­следовательность их размещения на бланке должны соответствовать ГОСТ 6.38-90 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

В основе разработки унифицированных текстов документов лежит метод выделения постоянной и переменной информации. Постоянная информация – повторяющаяся, общая для все доку­ментов унифицируемой совокупности, переменная — информация, индивидуальная для каждого конкретного документа. В унифици­рованной форме документа фиксируется постоянная информация, переменная вносится при составлении документа в отведенные для этого поля.

Формой представления унифицированного текста может быть: трафарет, таблица, анкета. В одном тексте допускается сочетать раз­личные формы представления, например текст в форме трафарета и таблицы и др.

Трафарет – форма представления грамматически связного текс­та, содержащая постоянную информацию и пробелы, предназначен­ные для заполнения их переменной информацией. Например:

Таблица – форма представления унифицированного текста, со­держащая информацию, являющуюся характеристикой ряда объек­тов по определенному набору признаков.

Таблицы используются, как правило, для представления инфор­мации, являющейся результатом анализа и обобщения, или учетной информации.

Таблица имеет два уровня членения текста: вертикальный – графы и горизонтальный – строки. Наименования объектов, информация о которых содержится в таблице, располагаются в боковике таблице – крайней левой части таблицы, наименования признаков, по которым характеризуются объекты описания, – в заголовках граф, информаци­онные показатели (переменная часть табличного текста) – в централь­ной части таблицы, в ячейках, образуемых пересечением строк и граф:

Заголовок строк заголовки граф
Под заго лов ки гра ф
(конкретные
наименования
объектов)

Графы таблицы могут содержать подзаголовки. Заголовок строк, заголовки и подзаголовки граф формулируются максимально лако­ничным образом в виде слова или словосочетания с главным словом в именительном падеже. В заголовках и подзаголовках строк и граф таблицы допускается применять общепринятые сокращения и услов­ные обозначения: кол-во – количество, ед. изм. – единица измере­ния, №, % и др.

Показатели таблицы – переменная информация, как правило, заполняются цифровой информацией, но при необходимости могут вноситься и словесные отметки, например:

Получатель N° платежного поручения Дата оплаты Сумма (руб.)
1. ООО «Весна» 2. 000 «Гранат» 3. ЗАО «Теплый стан» 06.06.97 10.06.97 18.06.97 23 000 000 28 605 000

При составлении таблиц не рекомендуется в отдельную графу выделять порядковый номер, при необходимости нумерации объек­тов описания номер по порядку проставляется непосредственно в первой графе, перед названием.

Анкета – форма представления текста, содержащая характерис­тику одного объекта по определенному набору признаков.

Постоянной информацией в анкете являются обобщенные наи­менования признаков, конкретной – их показатели. Текст в форме анкеты строится по принципу «вопрос – ответ». «Вопросы» анкеты должны состоять из коротких словосочетаний или слов в именитель­ном падеже, например:

Альбом форм, как и Табель форм документов, утверждается руково­дителем организации.

Альбом форм документов, применяемых в организации, должен быть представлен в двух вариантах: бумажном, который в качестве эталонного образца хранится в Службе делопроизводства организа­ции (канцелярии), и электронной копии, которая хранится в под­разделении, отвечающем за разработку и применение в деятельности организации Табеля и Альбома форм документов. Электронная вер­сия Табеля и Альбома форм документов должна быть на каждом ав­томатизированном рабочем месте.

Альбом формы документов

Альбом форм документов организации – это сборник эталонных унифицированных форм документов, применяемых для документирования деятельности организации [4, с. 34].

Унифицированная форма документа – это бланк с реквизитами, обязательными для конкретной разновидности документа, и унифицированным текстом.

Целесообразно Альбом форм документов разрабатывать одновременно с подготовкой Табеля форм документов и рассматривать Альбом форм как дополнение к Табелю, хотя работы по унификации форм документов могут вестись и независимо от разработки Табеля форм документов.

Цель разработки Альбома форм документов – регламентация формы и содержания документов, используемых в деятельности организации.

Разработка Альбома форм документов предполагает унификацию документов организации. Унификация форм документов заключается в:

? определении информации, необходимой и достаточной для решения конкретных задач управления;

? установлении оптимального набора реквизитов и показателей для каждой формы документа, исключение дублирующих и неиспользуемых показателей;

? унификации текста документа.

Разработка унифицированных форм документов включает следующие этапы:

? формирование объекта унификации – исходного массива документов по управленческим функциям и задачам (в соответствии с Табелем форм документов);

? анализ документов и обобщение результатов анализа;

Читать еще:  Где можно получить информацию о судимости гражданина?

? разработка эталонных образцов унифицированных форм и формирование Альбома форм документов.

Унификации могут подвергаться все создаваемые в организации виды и разновидности документов, независимо от частоты их повторяемости. Для разработки унифицированных форм документов используются образцы документов, отложившиеся в архиве организации, и карты документов, полученные в процессе подготовки Табеля форм документов, при этом для каждой типовой ситуации должно быть отобрано не менее 3-5 образцов документов. Увеличение количества исходных образцов документов повышает надежность разрабатываемой унифицированной формы.

Состав реквизитов унифицированных форм документов и последовательность их размещения на бланке должны соответствовать ГОСТ 6.38-11 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

В основе разработки унифицированных текстов документов лежит метод выделения постоянной и переменной информации. Постоянная информация – повторяющаяся, общая для все документов унифицируемой совокупности, переменная – информация, индивидуальная для каждого конкретного документа. В унифицированной форме документа фиксируется постоянная информация, переменная вносится при составлении документа в отведенные для этого поля.

Формой представления унифицированного текста может быть: трафарет, таблица, анкета. В одном тексте допускается сочетать различные формы представления, например текст в форме трафарета и таблицы.

Трафарет – форма представления грамматически связного текста, содержащая постоянную информацию и пробелы, предназначенные для заполнения их переменной информацией [5, с. 45].

Таблица – форма представления унифицированного текста, содержащая информацию, являющуюся характеристикой ряда объектов по определенному набору признаков.

Таблицы используются, как правило, для представления информации, являющейся результатом анализа и обобщения, или учетной информации.

Таблица имеет два уровня членения текста: вертикальный – графы и горизонтальный – строки. Наименования объектов, информация о которых содержится в таблице, располагаются в боковике таблице – крайней левой части таблицы, наименования признаков, по которым характеризуются объекты описания, – в заголовках граф, информационные показатели (переменная часть табличного текста) – в центральной части таблицы, в ячейках, образуемых пересечением строк и граф:

Графы таблицы могут содержать подзаголовки. Заголовок строк, заголовки и подзаголовки граф формулируются в виде слова или словосочетания с главным словом в именительном падеже. В заголовках и подзаголовках строк и граф таблицы допускается применять общепринятые сокращения и условные обозначения: кол-во-количество, ед. изм. – единица измерения, №, %.

Показатели таблицы – переменная информация, заполняются цифровой информацией, но при необходимости могут вноситься и словесные отметки,

При составлении таблиц не рекомендуется в отдельную графу выделять порядковый номер, при необходимости нумерации объектов описания номер по порядку проставляется непосредственно в первой графе, перед названием.

Анкета – форма представления текста, содержащая характеристику одного объекта по определенному набору признаков.

Постоянной информацией в анкете являются обобщенные наименования признаков, конкретной – их показатели. Текст в форме анкеты строится по принципу «вопрос – ответ». «Вопросы» анкеты должны состоять из коротких словосочетаний или слов в именительном падеже [13, с. 331].

Альбом форм, как и Табель форм документов, утверждается руководителем организации [4, с. 36].

Альбом форм документов, применяемых в организации, должен быть представлен в двух вариантах: бумажном, который в качестве образца хранится в Службе делопроизводства организации (канцелярии), и электронной копии, которая хранится в подразделении, отвечающем за разработку и применение в деятельности организации Табеля и Альбома форм документов. Электронная версия Табеля и Альбома форм документов должна быть на каждом автоматизированном рабочем месте.

Таким образом, альбом форм документов содержит формы документов, включенные в Табель, и закрепляет результаты проведенной унификации состава и форм документов организации по функциям управления. Унифицированные формы документов группируются в Альбом форм, порядок их расположения должен соответствовать Табелю форм документов.

Оформляем альбом унифицированных форм

“Кадровик. Кадровое делопроизводство”, 2008, N 11

Оформляем альбом унифицированных форм

Чтобы обеспечить единство правил выполнения и оформления кадровых документов, максимально сократить количество и объем документов, ускорить изготовление и размножение документации с помощью средств оргтехники, в организациях разрабатывают альбомы унифицированных форм. В статье рассматриваются вопросы разработки альбома унифицированных форм по учету и сопровождению кадров и табеля документов организации в части кадрового документооборота.

Альбом унифицированных форм документов содержит формы документов (приказов, графиков, актов, договоров, представлений, писем и др.), создаваемых в деятельности организации.

Словарь кадрового делопроизводства. Унифицированная форма документа – совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в той или иной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.

Альбом форм – сборник типовых форм действующих документов и указаний по их заполнению.

Разработка альбома унифицированных форм документов для конкретной организации должна включать несколько этапов:

1. Постановка задачи, которая включает в себя определение назначения альбома форм и состава документов, образующихся в деятельности организации.

2. Классификация форм документов с целью определения структуры альбома и распределения всех документов на документы, имеющие унифицированные формы, и документы, нуждающиеся в унификации.

3. Унификация форм документов:

– определение набора реквизитов, необходимых и достаточных для подготовки документов;

– установление последовательности их расположения на носителе информации и правил их оформления;

– унификация текстов документов.

4. Формирование альбома форм и подготовка инструктивных материалов по применению форм документов, включенных в альбом.

Словарь кадрового делопроизводства. Унификация документов (лат. uni – один и facere – делать) – процедура установления единообразия в оформлении и содержании текстов документов, приведение документов к единой форме.

Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения их исполнения и передачи в архив.

Для удобства применения формы документы в альбоме могут группироваться по разделам, соответствующим определенным направлениям деятельности организации или функциональным задачам. Наряду с такими функциональными задачами, как учет типовых хозяйственных договоров или создание, реорганизация, ликвидация подразделений организации, представляется важным решение задач учета движения персонала и сопровождения кадров. В составе кадровой документации организации может быть выделено несколько групп в зависимости от ее функционального назначения:

Читать еще:  Если реструктуризованный кредит,просрочен на 42 дня, как быть?

– организационные документы: положение о службе управления персоналом, правила внутреннего трудового распорядка, положение о персонале, штатное расписание;

– распорядительные документы: приказы, распоряжения и указания по вопросам работы с персоналом;

– персональные документы: трудовые книжки, справки с места работы, автобиографии и др.;

– учетные документы: личные карточки Т-2, личный листок по учету и т.д.;

– плановые документы: плановые задания по кадровым вопросам, заявки на молодых специалистов, плановые расчеты по численности, оплате труда и т.п.;

– отчетно-статистические документы по численности, балансу рабочего времени, зарплате, производительности труда и т.д.

Для унификации кадрового документооборота в организации может быть разработан отдельный альбом унифицированных форм документов по учету и сопровождению кадров. Он должен быть утвержден руководителем организации и является обязательным для работников организации. В данный альбом могут быть включены как унифицированные формы, утв. Госкомстатом России, так и унифицированные формы с изменениями и дополнениями, внесенными использующей их организацией. Однако такие изменения не должны касаться реквизитов (код, номер формы, наименование документа), так как удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается. Вносимые изменения оформляются соответствующим организационно-распорядительным документом организации (Постановление Госкомстата России от 21.01.2003 N 7).

│ ЗАО “Русский лен” │

│ Дата составления Номер документа│

│ Об утверждении альбома форм документов │

│ В целях совершенствования организации кадрового делопроизводства,│

│улучшения качества оформления документов, а также сокращения времени на│

│ 1. Утвердить альбом форм документов по учету и сопровождению кадров. │

│ 2. Ввести альбом в действие с 15 февраля 2008 г. │

│ 3. Разместить шаблоны форм документов, включенных в альбом, в│

│соответствующих каталогах на сервере локальной сети; обеспечить защиту│

│шаблонов от внесения в них изменений. │

│ Срок – 15 февраля 2008 г. │

│ Ответственный – специалист отдела ИТ Степанов И.С. │

│ 4. Контроль за исполнением Приказа возложить на начальника отдела│

│управления персоналом Ивановскую Л.В. │

│ Генеральный директор Желнин Н.В. Желнин │

│ Ивановская Л.В. Ивановская “31” января 2008 г.│

│ Степанов И.С. Степанов “01” февраля 2008 г.│

│ фамилии, инициалы подписи (разборчиво) месяц прописью │

При использовании электронного варианта альбома (например, в структурных подразделениях организации, в филиалах) и электронных шаблонов унифицированных форм документов должна быть обеспечена невозможность произвольно менять форму документа работниками организации по их желанию. Все изменения в альбоме форм документов должны вноситься централизованно разработчиками альбома или работником, отвечающим за его использование. В унифицированные формы допускается вносить изменения в части расширения и сужения граф и строк с учетом количества знаков показателей, включения дополнительных строк (включая свободные) и вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации. Дополнения в унифицированные формы документов, включение в альбом форм новых документов, исключение форм из альбома оформляются приказом (распоряжением) руководителя организации.

│ ЗАО “Русский лен” │

│ Дата составления Номер документа│

│ О внесении дополнений в форму N Т-5а │

│ В унифицированной форме N Т-5 “Приказ (распоряжение) о переводе│

│работника на другую работу” предусмотрена графа “Причина перевода”.│

│В унифицированной форме N Т-5а такая графа отсутствует. │

│ В связи с необходимостью отражения причины перевода во всех приказах│

│о переводе работников │

│ 1. Ввести в унифицированную форму N Т-5а “Приказ (распоряжение) о│

│переводе работников на другую работу” дополнительную графу “Причина│

│ Форма N Т-5а с учетом дополнительной графы прилагается. │

│ Основание: докладная записка начальника отдела управления персоналом│

│от 05.04.2008 N 45-д. │

│ 2. Системному администратору Фархатову З.Г. до 09.04.2008 разместить│

│усовершенствованную форму N Т-5а в каталоге “Бланки приказов по личному│

│составу” на сервере локальной сети. │

│ Генеральный директор Желнин Н.В. Желнин │

│ Ознакомлен(а): Фархатов “07” апреля 2008 г.│

│ фамилии, инициалы подписи (разборчиво) месяц прописью │

Для того чтобы обеспечить соблюдение технологии разработки, издания и применения унифицированных форм документов, включенных в альбом, целесообразно разработать Табель форм документов в виде отдельного документа или приложения к инструкции по кадровому делопроизводству. В части учета и сопровождения кадров такой Табель содержит:

– формы документов, утвержденные нормативными правовыми актами Президента РФ, Правительства РФ, федеральных органов исполнительной власти;

– формы документов, утвержденные нормативными правовыми актами органов власти и управления субъектов РФ;

– формы внутренних документов, применяемые в организации, включенные в Общероссийский классификатор управленческой документации;

– формы внутренних документов, утвержденные локальными нормативными правовыми актами данной организации;

– формы документов, отражающие устойчивую практику документирования, применение которых основано на сложившихся традициях.

Словарь кадрового делопроизводства. Табель унифицированных форм документов – перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов.

Внутренний документ – документ, который составляется и обращается внутри организации.

При наличии вышестоящей организации в форму Табеля может быть включена графа “Внешнее согласование”.

Разделы Табеля форм документов, в составлении которых принимает участие кадровая служба организации, могут быть следующие (примерный перечень):

– локальные нормативные акты;

– подбор и расстановка персонала;

– учет личного состава;

– повышение квалификации работников;

– режим и учет рабочего времени;

В разделах и подразделах Табеля формы документов рекомендуется располагать в порядке их значимости: об общего к частному или от наиболее значимых к менее значимым.

Табель форм документов организации утверждается руководителем организации и является нормативным документом. Гриф утверждения оформляют на первой странице Табеля (на титульном листе) в верхней части титульного листа справа, ниже наименования организации. Образец оформления титульного листа Табеля форм документов по учету и сопровождению кадров и пример заполнения одного из тематических разделов такого Табеля предложен ниже.

Закрытое акционерное общество “Русский лен”

должность руководителя организации

Читать еще:  Возможна ли смена фамилии по решению матери?

Желнин Н.В. Желнин

подпись расшифровка подписи

Табель форм документов по учету и сопровождению кадров

Периодичность
составления
документа

Внутреннее
согласование
(виза,
резолюция)

Подпись
должн. лица
на документе

Место
регистрации
док-та

Место
хранения
1-го экз.
док-та

Место
хранения
копии
док-та

Разработка альбома унифицированных форм документов

Альбом унифицированных форм документов учреждения представляет собой совокупность унифицированных форм документов, применяемых в деятельности учреждения в соответствии с Табелем унифицированных форм документов.

При проведении работ по совершенствованию документационного обеспечения управлении в организации разрабатывается Альбом унифицированных форм документов (вслед за Табелем унифицированных форм). Как правило, Табель и Альбом разрабатываются одновременно, так как в Альбом включаются унифицированные формы документов, зафиксированные в Табеле. Но можно Альбом разрабатывать и использовать самостоятельно, без предварительной разработки Табеля.

Если Альбом разрабатывается одновременно с Табелем, то сбор исходных документов ведется одновременно со сбором сведений для Табеля и заполнением карт документов. Если разрабатывается только Альбом, то отбираются образцы тех документов, которые будут в него включаться. Это могут быть только некоторые из видов и разновидностей документов, применяемых в организации. Например, может быть разработан Альбом форм деловой (или коммерческой) переписки или Альбом форм организационно-распорядительных документов и др. В любом случае необходимо иметь массив документов, который будет использоваться в качестве исходного материала для разработки форм документов.

При разработке Альбома выполняют следующие этапы:

  • · постановка задачи (определение назначения Альбома и состава документов);
  • · классификация форм документов с целью определения структуры Альбома;
  • · унификация форм документов;
  • · формирование Альбома и подготовка инструктивных материалов по применению форм документов, включенных в Альбом.

Если Альбом разрабатывается одновременно с Табелем, первый этап осуществляется при разработке Табеля, поэтому работа над Альбомом начинается с классификации документов на имеющие унифицированные формы и не имеющие их, а соответственно, нуждающиеся в унификации.

Чтобы правильно провести классификацию документов, нужно знать, что в соответствии с ГОСТом Р51141-98 под унифицированной системой документации понимается система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности

В настоящее время в России разработаны следующие унифицированные системы документации, включенные в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД):

  • 1. Унифицированная система организационно-распорядительной документации;
  • 2. Унифицированная система банковской документации;
  • 3. Унифицированная система первичной учетной документации;
  • 4. Унифицированная система финансовой, учетной и отчетной документации бюджетных учреждений и организаций;
  • 5. Унифицированная система отчетно-статистической документации;
  • 6. Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;
  • 7. Унифицированная система документации по труду;
  • 8. Унифицированная система документации Пенсионного фонда РФ;
  • 9. Унифицированная система внешнеторговой документации.

Все эти системы являются действующими и используются в деятельности организаций, предприятий и учреждений. Формы документов, входящие в состав УСД, обязательны для применения. Применяемые в организации унифицированные формы документов УСД включаются в состав Альбома как готовые формы. Остальные документы должны быть сначала унифицированы, а затем включены в Альбом.

В общем смысле под унифицированной формой документа понимается унифицированный текст документа и совокупность реквизитов, определяемых в соответствии с назначением документа и расположенных в определенном порядке на носителе информации.

При разработке унифицированных форм документов организации необходимо:

  • · определить набор реквизитов, необходимых и достаточных для подготовки документов;
  • · установить последовательность расположения реквизитов на носителе информации и правила их оформления;
  • · унифицировать текст документов.

Унификация текстов заключается в установлении единой формы языкового выражения, наиболее точно передающей содержание регулярно повторяющихся управленческих ситуаций или действий. Унификация текстов документов проводится методом выделения постоянной и переменной информации. Постоянной является информация, повторяющаяся во всех документах, создаваемых в аналогичных управленческих ситуациях. Переменной считается информация, позволяющая различать повторяющиеся управленческие ситуации.

Чтобы отделить постоянную информацию от переменной, необходимо иметь хотя бы несколько документов одной разновидности и одного назначения, созданных в аналогичных управленческих ситуациях. Только анализ конкретных документов дает основание для разделения информации на постоянную и переменную.

Унифицированный текст документа может быть представлен в унифицированной форме документа (УФД) в виде трафарета, анкеты или таблицы. Определяющим в выборе формы представления текста является характер информации, содержащейся в нем.

Текст-трафарет является формой представления текста, содержащая постоянную информацию и пробелы, предназначенные для внесения переменной информации, характеризующей конкретную управленческую ситуацию.

Представление унифицированного текста в виде трафарета выбирается в том случае, когда основным содержанием документа является информация об управленческих действиях. К таким документам относятся приказы, распоряжения, указания, протоколы, акты, договоры, соглашения, докладные записки, письма, справки и т.п. Текст-трафарет может содержать «подсказки» в виде подстрочных пояснений о характере информации, которую следует вносить в пробельные места.

Анкета является формой представления текста, в котором дается характеристика одного объекта по определенным признакам.

Постоянной информацией в анкете являются обобщенные наименования признаков, по которым дается описание объекта, а переменной – конкретные характеристики признаков. Анкета строится по принципу «вопрос-ответ». В тексте-анкете постоянная информация выражается существительным в именительном падеже или словосочетанием, опорным словом которого является существительное в именительном падеже.

Переменная информация в анкете может записываться также словосочетанием в именительном падеже, глаголом, числительным или словами «да», «нет».

Таблица такая форма представления текста, которая содержит описание нескольких или множества объектов по определенному набору признаков. Таблица имеет два уровня членения текста – вертикальный и горизонтальный. В таблицах, как и в анкетах, текст упрощен, в нем преобладают конструкции именного типа: наименование объекта, количество, размер, тип, марка.

При разработке альбома унифицированных форм для ОАО «Кузнецкий элеватор» определила набор реквизитов, необходимых и достаточных для подготовки документов, установила последовательность расположения реквизитов и правила их оформления, унифицировала текст документов. Унифицированный текст документа представила в унифицированной форме документа (УФД) в виде трафарета. Разработанный альбом унифицированных форм документов для ООО «Согласие» представлен в Приложении Е.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector