Документальное оформление подарков сотрудникам

Документальное оформление подарков сотрудникам

Приказ о вручении подарков контрагентам

Если вы хотите поздравить своих контрагентов с наступающим праздником путем вручения подарков, необходимо издать организационно-распорядительный документ (приказ).

“>О том, как он может быть оформлен, читайте в этой статье.

Особенности дарения подарков контрагентам

Поздравление контрагентов с теми или иными праздничными датами — вещь, достаточно распространенная в деловом обороте, поскольку позволяет ненавязчиво напомнить о себе в положительном ключе.

Дарение представляет собой безвозмездную передачу имущества и имеет ряд особенностей, важных для той информации, которая попадет в приказ, отражающий распоряжение о вручении подарков:

  • Невозможность учета расходов на подарки в затратах в целях исчисления налога на прибыль (п. 16 ст. 270 НК РФ) — даритель всегда делает их за счет собственных средств, оставшихся после уплаты этого налога.
  • Стоимость даримого ограничена, с одной стороны, запретом на передачу между коммерческими организациями подарков свыше 3 тыс. руб. (подп. 4 п. 1 ст. 575 ГК РФ), с другой стороны — величиной той суммы (4 тыс. руб.), превышение которой при дарении физлицу влечет за собой либо удержание НДФЛ (п. 28 ст. 217 НК РФ) либо необходимость известить ИФНС о невозможности его удержания (п. 5 ст. 226 НК РФ). Иначе говоря, в одном случае прямой запрет, а в другом нежелательные налоговые последствия не позволяют стоимость подарка делать выше, соответственно, 3 тыс. руб. и 4 тыс. руб.
  • Дарение юрлицом на сумму сверх 3 тыс. руб. (оно оказывается возможным только в адрес физлица) влечет за собой оформление договора дарения в письменной форме (п. 2 ст. 574 ГК РФ). Это приводит к тому, что и предназначаемые контрагентам-физлицам подарки редко имеют стоимость выше 3 тыс. руб

Поскольку процедура дарения относится к числу обычных бухгалтерских операций, она требует обязательного документального оформления. Причем документы, связанные с ней, создаются и до, и после совершения самой операции.

Дарению предшествуют:

  • приказ на его осуществление;
  • закупка и оприходование товаров, предназначенных для дарения, или выделение для этой цели части продукции собственного производства.

Факт совершения дарения фиксируется составлением акта об использовании выделенного для этой цели имущества. На основании этого акта подарки будут списаны со счетов бухучета.

Форма и содержание приказа на вручение подарков контрагентам

Приказ о вручении подарков контрагентам инициирует процедуру дарения. Поэтому в нем необходимо отразить все ключевые моменты, влияющие на налоговые последствия этой процедуры и особенности ее документального оформления.

В приказе следует указать:

  • повод, в связи с которым будет осуществлено дарение;
  • источник и объем денежных средств, выделяемых для этого;
  • перечень контрагентов-получателей подарков;
  • стоимость подарка, предназначаемого каждому из контрагентов;
  • период, отведенный для выдачи подарков;
  • лица, ответственные за фактическое проведение операции и отражение ее в бухучете.

Законодательно утвержденной формы для такого приказа не существует. Поэтому его содержательная часть допускает произвольность оформления, а иные (обязательные) атрибуты отражаются в соответствии с установленными у дарителя правилами оформления организационно-распорядительных документов.

Образец приказа о вручении подарков контрагентам может выглядеть следующим образом:

Скачать образец приказа – Образец приказа на подарки

Подводим итоги

  • Процедуру дарения подарков контрагентам отличает ряд особенностей (в том числе влекущих за собой налоговые последствия), которые необходимо учесть при составлении приказа, инициирующего эту процедуру.
  • В приказ о подарках контрагентам должна войти вся необходимая информация об особенностях процедуры дарения. К оформлению приказа нет законодательно установленных требований.

КА “Кадровый метод”“>КА “Кадровый метод” – это современное кадровое агентство по быстрому и эффективному поиску, подбору персонала. Наше агентство по подбору персонала окажет услуги по рекрутингу необходимого Вам персонала. Ищем и подбираем топ персонал (топ менеджеров, директоров, управленцев высшего звена), персонал среднего звена, IT специалистов , менеджеров продаж, линейный персонала, бухгалтеров, врачей, стилистов, .
Информацию для работодателей по услугам поиска и подбора персонала Вы можете найти на данной странице. На странице “Акции” Вы можете узнать о наших последних акциях и спецпредложениях для Заказчиков (работодателей). На странице каталога должностных инструкций , прочитать какая должна быть должностная инструкция и скачать базовые варианты ДИ.
Если Вам интересен запрос ищу работников , то мы Вам подберем персонал, а соискателям поможем найти работу! Осуществим поиск сотрудников и поиск работников для Вас в сжаты сроки.
Для Вашего удобства мы создали раздел “Подбор персонала по профессиям” в котором мы разместили подробную информацию по основным позициям популярных заявок от Заказчиков поиска и подбора, но с привязкой к конкретному названию вакансии , к примеру секретарь, менеджер по продажам, товаровед, удаленный менеджер по продажам, менеджер по закупкам, топ персонал, руководители и т.д., а также раздел “Поиск и подбор (рекрутинг) персонала по специализациям”

Подарки партнерам по бизнесу. Учет расходов

Учесть расходы на подарки партнерам по бизнесу можно в составе представительских или рекламных расходов, если соблюдены определенные условия. Кроме того, можно оформить безвозмездную передачу подарков партнерам. От выбранного варианта зависит налоговый и бухгалтерский учет компании-дарителя

Многие компании дарят подарки партнерам по бизнесу. В связи с этим у фирмы-дарителя возникает вопрос, как учесть расходы на покупку подарков при расчете налога на прибыль. Ответ на него зависит от способа документального оформления и источников финансирования.

Подарки партнерам как безвозмездная передача

Самый простой способ – оформить подарок партнерам как безвозмездную передачу. Источником финансирования будет чистая прибыль компании. Если подарок адресован не конкретному партнеру – физическому лицу, а фирме, он не должен быть дороже 3000 рублей (подп. 4 п. 1 ст. 575 ГК РФ).

При таком варианте затраты на приобретение подарков партнерам нельзя списать в расход в налоговом учете (п. 16 ст. 270 НК РФ; письмо Минфина России от 19.10.2010 № 03-03-06/1/653). В связи с этим в бухгалтерском учете у компании возникнет постоянное налоговое обязательство, если она применяет ПБУ 18/02 (п. 7 ПБУ 18/02, утв. приказом Минфина России от 19.11.2002 № 114н). Этот способ прост для дарителя, но не порадует компанию-партнера, ведь налог на прибыль со стоимости подарка придется заплатить ей. Отметим, что партнер вправе отказаться от подарка (ст. 573 ГК РФ).

Специального документа для вручения подарков третьим лицам нет, поэтому считаем возможным оформлять передачу подарков внутренними актами.

Безвозмездная передача признается реализацией, поэтому на стоимость подарка нужно начислить НДС.

Для поздравления партнеров компания закупила шесть подарочных наборов (шампанское и конфеты) стоимостью 2750 руб. каждый (в т.ч. НДС – 419 руб.). Итого на подарки потрачено:

2750 руб. х 6 = 16 500 руб.

419 руб. х 6 = 2514 руб.

Бухгалтерские проводки выглядят так:

ДЕБЕТ 60 КРЕДИТ 51

– 16 500 руб. – оплачено за подарки партнерам;

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60

– 2514 руб. – выделен НДС со стоимости подарков партнерам;

ДЕБЕТ 10 (41) КРЕДИТ 60

– 13 986 руб. – оприходовано (подарки партнерам);

ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 68 субсчет «НДС»

– 2514 руб. – начислен НДС с безвозмездной передачи подарков партнерам;

ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 10 (41)

– 13 986 руб. – отражен убыток от безвозмездной передачи подарков;

ДЕБЕТ 68 КРЕДИТ 19

– 2514 руб. – НДС принят к вычету;

ДЕБЕТ 99 КРЕДИТ 68 субсчет «Налог на прибыль»

– 2792 руб. (13 986 руб. х 20%) – отражено постоянное налоговое обязательство.

Подарки партнерам и представительские расходы

Некоторые компании вручают подарки партнерам на официальном приеме и проводят в учете расходы как представительские. Относятся ли к таким расходам затраты на приобретение презентов для деловых партнеров, Налоговый кодекс не разъясняет. Это приводит к спорам с налоговиками.

Расходы на подарки для передачи в рамках официального приема нельзя учесть по налогу на прибыль, поскольку они не поименованы в статье 264 Налогового кодекса (ст. 264 НК РФ). Такой позиции придерживается Минфин России (письмо Минфина России от 25.03.2010 № 03-03-06/1/176). По мнению чиновников, в представительские расходы можно включить только затраты на продукты питания и спиртные напитки для проведения официального приема и буфетного обслуживания.

Если компания-даритель все же приняла решение учитывать подарки партнерам как представительские расходы, то их нужно нормировать – учитывать в пределах 4 процентов от затрат на оплату труда (п. 2 ст. 264 НК РФ).

Судьи позволяют учесть некоторые подарки в представительских расходах. Например, стоимость сувениров с символикой компании, которые вручаются партнерам на деловом приеме, по мнению судей, можно списать в расходы. Если такие затраты подтверждены документами, их можно учесть по налогу на прибыль в пределах норм (пост. ФАС МО от 31.01.2011 № КА-А40/17593-10, от 05.10.2010 № КА-А41/11224-10). Также к представительским можно отнести расходы на покупку цветов, шоколадных конфет, цветочных композиций для проведения приемов (пост. ФАС МО от 03.09.2010 № КА-А40/10128-10).

Отдельно следует сказать о подарках в виде алкоголя, если их учитывать как представительские расходы. Ранее налоговики считали, что решение деловых вопросов несовместимо с употреблением алкогольных напитков. Однако суды и Минфин России придерживаются иного мнения (пост. ФАС УО от 10.11.2010 № Ф09-7088/10-С2, ФАС СЗО от 16.07.2008 № А56-15358/2007; письмо Минфина России от 16.08.2006 № 03-03-04/4/136). Если затраты на алкогольную продукцию не превышают размеров, предусмотренных обычаями делового оборота, и правильно оформлены, то у компании есть все основания учесть их в расходах. Какая норма алкоголя считается допустимой, нигде не зафиксировано.

Из судебных споров ясно, что подарки партнерам можно учесть как представительские расходы при соблюдении следующих условий:

  • в течение налогового периода, когда дарились подарки, у компании-дарителя был официальный прием деловых партнеров;
  • документы на представительские расходы оформлены.

В бухгалтерском учете (в отличие от налогового) расходы на подарки деловым партнерам нужно принимать к учету в полном объеме и отражать в составе расходов по обычным видам деятельности (ПБУ 10/99, утв. приказом Минфина России от 06.05.1999 № 33н). Согласно Плану счетов представительские расходы у производственных и торговых фирм учитываются на счете 44 «Расходы на продажу». Признать расходы нужно в том отчетном периоде, в котором они имели место, независимо от времени оплаты (п. 18 ПБУ 10/99).

Читать еще:  Бухгалтерский баланс расходы на продажу актив или пассив

Для поздравления партнеров компания закупила шесть подарочных наборов (шампанское и конфеты) стоимостью 2750 руб. каждый (в т.ч. НДС – 419 руб.). Итого на подарки потрачено:

2750 руб. х 6 = 16 500 руб.

419 руб. х 6 = 2514 руб.

Фонд оплаты труда компании за 2011 г. – 600 000 руб.

Бухгалтерские проводки выглядят так:

ДЕБЕТ 60 КРЕДИТ 51

– 16 500 руб. – оплачено за подарки партнерам;

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60

– 2514 руб. – выделен НДС со стоимости подарков партнерам;

ДЕБЕТ 10 (41) КРЕДИТ 60

– 13 986 руб. – оприходовано (подарки партнерам);

ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 10 (41)

– 13 986 руб. – списана стоимость подарков партнерам;

ДЕБЕТ 68 КРЕДИТ 19

– 2514 руб. – НДС принят к вычету.

Чтобы рассчитать норматив для налогового учета представительских расходов, нужно умножить ФОТ на 4%:

Шпаргалка для бухгалтера: как оформить вручение подарков и начисление выплат к профессиональному празднику

В Республике Беларусь отмечаются следующие профессиональные праздники (подп. 2.2.3 п. 2 Указа Президента Республики Беларусь от 26.03.1998 № 157 «О государственных праздниках, праздничных днях и памятных датах в Республике Беларусь»):

День работников социальной защиты

День банковских и финансовых работников

Первое воскресенье января

День работников бытового обслуживания населения и жилищно-коммунального хозяйства

Четвертое воскресенье марта

День работников радио, телевидения и связи

День работников легкой промышленности

Второе воскресенье июня

День медицинских работников

Третье воскресенье июня

День работников налоговых органов

Второе воскресенье июля

День работников торговли

Последнее воскресенье июля

Первое воскресенье августа

День работников леса

Третье воскресенье сентября

Первое воскресенье октября

День работников культуры

Второе воскресенье октября

День страховых работников

Первая суббота декабря

Первое воскресенье декабря

Наниматель вправе выплатить работникам к профессиональному празднику материальную помощь либо единовременную премию.

Материальная помощь представляет собой денежный или натуральный доход, не являющийся вознаграждением за выполнение трудовых или иных обязанностей, который на безвозмездной основе получают от организаций физические лица (работники, их родственники, бывшие работники и др.), нуждающиеся в материальной поддержке (например, при предоставлении трудового отпуска или непредвиденных материальных затруднениях).

Материальная помощь может оказываться в соответствии с законодательными актами, постановлениями Совета Министров Республики Беларусь, коллективным договором либо по решению нанимателя при наступлении иных обстоятельств, не предусмотренных законодательством.

Премиями, как правило, являются разовые или периодические поощрительные выплаты стимулирующего характера, которые производятся при выполнении и перевыполнении показателей, связанных с трудовыми обязанностями работников.

Премии могут быть:

количественные характеризуют объем производства и реализации продукции, товаров (работ, услуг), уровень производительности труда или выполнения установленного задания по производству продукции определенного ассортимента, снижение материальных и трудовых затрат на производство продукции и др.;

качественные отражают улучшение качества производимой продукции, сокращение количества случаев возврата некачественной продукции, рекламаций, снижение брака, отсутствие претензий к продукции со стороны служб технического контроля, потребителей и т. д. (п. 8 Рекомендаций по премированию работников коммерческих организаций по результатам финансово-хозяйственной деятельности, утвержденных постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 28.02.2012 № 29).

Вместе с тем работникам могут выплачиваться единовременные поощрительные премии, напрямую не связанные с выполнением трудовых функций (обязанностей), в т.ч. к профессиональным праздникам.

Важно! Организации с учетом специфики деятельности разрабатывают и утверждают порядок оказания материальной помощи и премирования и закрепляют его в локальных нормативных правовых актах (положениях о премировании, о выплате материальной помощи работникам или об оплате труда). Дополнительные выплаты стимулирующего характера могут быть установлены в коллективном договоре, соглашении или трудовом договоре (контракте).

Основанием для начисления материальной помощи или премии, а также выдачи подарков является приказ (распоряжение) руководителя организации.

В качестве подарков организация может приобретать различные товарно-материальные ценности (далее — ТМЦ):

  • наборы конфет;
  • сувениры;
  • игрушки;
  • живые цветы;
  • подарочные сертификаты и т.п.

Важно! Запрещено передавать в качестве призов (подарков) при проведении конкурсов, лотерей, игр, иных игровых, культурных мероприятий более 5 л алкогольных напитков независимо от количества таких призов (подарков) в ходе одного мероприятия.

Если стоимость подарка составляет менее 5 базовых величин (далее — БВ), то письменный договор дарения можно не заключать (часть первая п. 1 ст. 543, п. 1, часть первая п. 2 ст. 545 Гражданского кодекса Республики Беларусь).

Справочно: с 1 января 2019 г. размер БВ составляет 25,5 руб. (постановление Совета Министров Республики Беларусь от 27.12.2018 № 956).

5 БВ – это 127,50 руб. (5 × 25,50 руб.).

Выдача подарка – это безвозмездная передача ТМЦ. Оформить ее можно по выбору организации:

  • типовой накладной;
  • первичным учетным документом (далее – ПУД), разработанным организацией и утвержденным учетной политикой, например ведомостью выдачи подарков (абз. 3 части восьмой п. 1 Инструкции № 58 * ; абз. 24 ст. 1, п. 1, часть первая п. 3 и часть вторая п. 4 ст. 10 Закона № 57-З ** ).

Ведомость должна содержать все обязательные для ПУД сведения. Также в ней целесообразно указать:

– фамилию, инициалы и табельный номер работника, получающего подарок;

– наименование подарка, единицу измерения и количество;

– стоимость вручаемого подарка без НДС (т.е. стоимость, по которой он числится в учете), сумму НДС и стоимость с НДС;

– иную информацию, которую организация считает важной (п. 2 ст. 10 Закона № 57-З).

При получении подарка работник ставит в ведомости свою подпись.

На основании оформленной ведомости составляется акт о списании подарков.

А как отразить выдачу подарков в бухгалтерском и налоговом учете узнаете из материала:

* Инструкция о порядке заполнения товарно-транспортной накладной и товарной накладной, утвержденная постановлением Минфина Республики Беларусь от 30.06.2016 № 58.

** Закон Республики Беларусь от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности» (далее – Закон № 57-З).

Документирование корпоративных подарков

Автор: Пластинина Н.В.

Какие подарки готовить для сотрудников

Как оформить покупку подарков

Начало каждого года связано с приятными хлопотами ― подготовкой подарков. Новогодние подарки всем: 23 февраля ― мужчинам компании и руководителям — мужчинам (ключевым фигурам) компаний-контрагентов, на 8 марта ― женской половине коллектива и руководителям женского пола у компаний-партнёров по бизнесу, затем подарки к майским праздникам…

Имеется ещё, как минимум, одна дата в году, с наступлением которой связывается покупка подарков, ― день «рождения» компании / её филиалов. Иногда особой датой является и профессиональный день, который празднуют работники определённой профессии, составляющие большинство штата организации (День медицинского работника, День водителя, День учителя и т. д.), или же день отрасли («День нефтяника»). Однако в указанные дни подарки дарить не принято. Этот день просто отмечается в компании корпоративным поздравлением от руководителя, размещением информации об этом на сайте компании и т. д.

Подарки к разным датам ― не одинаковые.

На Новый год, как правило, подарки дарят нейтральные (неперсонифицированные, универсальные): чай, кофе, спиртные напитки, конфеты-сладости в подарочных наборах, сувениры с корпоративной символикой, канцтовары (календари, ежедневники, ручки, канцелярские наборы и пр.), подарочные сертификаты.

На 23 февраля адресатам-мужчинам дарят «мужские» подарки: подарочные сертификаты, алкоголь, кофе, зажигалки, трубки (для любителей и коллекционеров), визитницы, зонты, кружки на 23 февраля мужчинам, бизнес-сувениры (футляры для пластиковых карт, настольные наборы для офиса), ремни, футболки-кепки (для мужчин-сотрудников), USB -флешки, часы, метеостанции, иногда ― торты с корпоративной символикой и пр.

На 8 марта подарком женщинам-коллегам и ключевым фигурам женского пола компаний — партнёров по бизнесу могут стать цветы, набор шоколада, сертификаты в парфюмерно-косметические магазины, абонементы в Welness -клубы, платки, косметички, наборы для маникюра, шкатулки для драгоценностей и пр.

В большинстве случаев основной проблемой руководители компаний, принявших решение о закупке и раздаче подарков, считают их правильный бухгалтерский учёт, соблюдение ограничений, установленных законом на одаривание определённых лиц или на стоимость подарка, правильное исчисление и уплату налогов, сборов, взносов, связанных с этими подарками.

В настоящей статье не ставится вопрос о правильном налогообложении подарков или отражении их в бухгалтерском учёте. Мы рассмотрим, как правильно оформить процесс покупки и дарения подарка, а также возможные варианты договорного оформления расходов на организацию празднования того или иного праздника коллективом предприятия. Различия, конечно же, начинаются сразу при делении подарков на подарки для контрагентов и подарки сотрудникам предприятия.

1. Определение общей суммы расходов

Первым делом организация должна определиться с суммой, которую она может и хочет выделить на приобретение подарков (с учётом возможных налогов, взносов и пр.).

Конечно, в большей степени сумма зависит от финансового положения организации и финансовой политики руководства. Если в организации принята политика экономии на второстепенных расходах, то вряд ли данная сумма будет значительной и, соответственно, подарки ― ощутимыми. В указанной сумме (с учётом налогов и сборов) должны быть учтены все расходы:

на покупку корпоративных подарков (отдельно ― для контрагентов, отдельно ― для сотрудников),

на организацию праздничного стола (если он планируется для сотрудников за счёт работодателя и вообще по факту),

на организацию угощения представителей партнёров по бизнесу при их посещении офиса предприятия в предпраздничные даты,

Все эти суммы будут итоговыми, отразятся по смете расходов.

2. Определение количества, стоимости и ассортимента подарков. Составление сметы

Именно исходя из итоговой суммы начинается определение стоимости отдельной единицы подарка (или подарков ― если они приобретаются разными (в ассортименте)). Это зависит не только от финансовой обеспеченности предприятия, но и учёта требований и ограничений законодательства. В любом случае рекомендуется ограничить стоимость одного подарка суммой не более 3 000 (трёх тысяч) рублей. В этом случае в соответствии с п. 2 ст. 274 ГК РФ можно не заключать письменный договор дарения. Ведь мало кто представляет ситуацию, когда руководителя крупной компании — партнёра по бизнесу придётся при вручении подарка просить подписать договор дарения?! А именно так пришлось бы сделать при стоимости подарка свыше 3 тыс. рублей, дабы соблюсти требования закона.

При составлении сметы одновременно учитываются:

количество подарков, исходя из количества одаряемых лиц,

статуса одаряемых (чем должность выше, тем серьёзнее и дороже подарок),

наличие ассортимента подарков (то есть все одинаковые предстоит подарить подарки или разные).

Читать еще:  Будут ли моя жена и ребенок претендовать на недвижимость?

Из указанных параметров с учётом сумм, выведенных на этапе 1, составляется смета расходов (или несколько смет, если есть смысл их разделять (например, в целях бухгалтерского учёта)).

3. Издание распорядительного акта о подготовке мероприятия

Для того чтобы все мероприятия по празднованию (внутри компании или с привлечением третьих лиц) прошли как можно более организованно и с минимальным риском неучтённых нюансов, необходимо все организационные вопросы зафиксировать в распорядительном акте. Таковым, как правило, становится приказ или распоряжение, который является внутренним документом организации. Оптимально в одном приказе предусмотреть все вопросы, связанные с проведением праздника:

вопросы организации корпоративной вечеринки, если она будет1;

вопросы организации покупки или изготовления на заказ подарков для представителей контрагентов;

вопросы организации покупки и вручения подарков сотрудникам предприятия.

Не возбраняется сделать два-три распорядительных акта, каждый из которых будет регулировать вопросы организации только одной из частей празднования. Например, только организацию процедуры одаривания контрагентов. Или только процедуру организации корпоративной вечеринки. Однако это удобнее сделать всё же в одном приказе, потому что в указанных мероприятиях бывают задействованы практически одни и те же должностные лица. Кроме того, сметы, списки, ведомости придётся сделать приложением лишь к одному приказу, а не к двум-трём. Ещё одним плюсом будет упрощение процедуры ознакомления с приказом. В случае вынесения универсального приказа ответственных лиц придётся знакомить только с одним распорядительным документом, а не с несколькими.

Совет: устанавливайте чёткие сроки выполнения тех или иных задач работникам, ответственным за ту или иную часть подготовительных работ к праздникам.

В качестве примера такого универсального приказа предлагаем Образец № 1.

Приказ о подготовительных

мероприятиях к праздничным датам

Общество с ограниченной ответственностью

«ВКУСНЯШКА ПЛЮС»

ПРИКАЗ №

г. Пенза «01» февраля 2017 года

В связи с предстоящими праздниками Дня защитника отечества (23 февраля) и Международного женского дня (8 марта) и необходимостью проведения подготовительных мероприятий для поздравления лиц из числа руководителей фирм-партнеров и сотрудников трудового коллектива ООО «ВКУСНЯШКА ПЛЮС»

ПРИКАЗЫВАЮ:

В срок до 06.02.2017 юрисконсульту Томашевской И.Б. при сотрудничестве заведующим хозяйством Синицына А.А. заключить договоры:

― с согласованными поставщиками о купле-продаже подарочных наборов для лиц руководящего состава контрагентов в соответствии со Сметой расходов № 1 и Списком № 1 с определением срока поставки не позднее 17.02.2017.

― с ООО «Старый замок» об организации фуршетного стола и праздновании Дня защитника Отечества и Международного женского дня с определением дня празднования в диапазоне с 24 февраля по 03 марта (по предварительному согласованию со мной) в соответствии со Сметой расходов № 2.

Главному бухгалтеру Симоновой Т.Е. в срок до 06.02.2017 выдать денежные средства подотчетному лицу ― заведующему хозяйством Синицыну А.А. на приобретение подарков из расчета стоимости, предусмотренной на каждого сотрудника Сметой расходов № 2.

Заведующим хозяйством Синицыну А.А. приобрести подарки для сотрудников предприятия в срок до 17.02.2017 и принять в тот же срок поставленные поставщиками подарки для руководящих лиц контрагентов предприятия.

Начальникам отделов получить подарочные наборы у заведующего хозяйством Синицына А.А. до 20.02.2017, проконтролировать их вручение через подчиненных сотрудников адресатам в соответствии с прилагаемым списком № 1.

Менеджерам отдела закупок, отдела по работе с бюджетными организациями, отдела розничных продаж вручить подарки представителям контрагентов предприятия согласно прилагаемому Списку № 1.

Секретарю Шатуновой Е.Ю. на основании Списка № 2 составить 2 ведомости сотрудников предприятия на получение подарков: мужчин и женщин.

Начальнику отдела кадров Птицыной И.В. выдать подарки работникам на основании ведомостей не позднее 22 февраля 2017 года ― мужчинам и не позднее 7 марта ― женщинам.

Контроль за исполнением настоящего приказа возлагаю на заместителя директора по административным вопросам Искалову И.А.

Смета расходов № 1 (смета на приобретение подарков для контрагентов)

Список № 1 (список лиц руководящего состава фирм-партнеров для вручения подарков)

Смета расходов № 2 (смета на проведение празднования, закупку подарков сотрудникам предприятия).

Список № 2 (список сотрудников предприятия для вручения подарков).

Директор

ООО «ВКУСНЯШКА ПЛЮС» Стариков М.Е. Стариков

Перевод подотчета на карту сотрудника с расчетного счета

Можно ли осуществлять выдачу подотчета на карту сотрудника?

В законодательстве РФ нет отдельного нормативного документа, устанавливающего порядок выдачи подотчетных средств на карту сотрудника. Известное бухгалтерам указание Банка России «О порядке ведения кассовых операций ЮЛ и ИП» от 11.03.2014 № 3210-У регулирует выдачу подотчета только в наличной форме.

Но опираясь на положение ЦБ РФ «Об эмиссии платежных карт» от 24.12.2004 № 266-П, можно сделать вывод: организации и ИП вправе оплачивать свои расходы через карту, оформленную на уполномоченное ими физлицо (пп. 1.5, 2.5). Эта позиция подтверждается официальными разъяснениями Минфина РФ:

  • письмом от 21.07.2017 № 09-01-07/46781;
  • письмом от 25.08.2014 № 03-11-11/42288;
  • письмом от 05.10.2012 № 14-03-03/728.

В положении ЦБ от 24.12.2004 № 266-П также представлен список расходов, которые организациям и ИП разрешено оплачивать через карту уполномоченного физлица (см. п. 2.5):

  • оплата расходов, связанных с деятельностью организации (ИП) на территории РФ;
  • оплата командировочных и представительских расходов на территории РФ и за ее пределами;
  • проведение иных операций, не запрещенных законодательством РФ.

Как применять ККТ при расчетах через подотчетных лиц? Узнайте экспертное мнение в КонсультантПлюс, получив пробный доступ бесплатно.

Документальное оформление выдачи денег в подотчет на карточку сотрудника

Перечисленные на карту сотрудника подотчетные денежные средства проверяющие инспекторы из ФНС, ПФР и ФСС могут легко отнести к его заработной плате. Итогом станет доначисление зарплатных налогов, страховых сборов и штрафных санкций. Чтобы избежать этих неприятностей, необходимо изначально зафиксировать в документальной форме обоснованность выдачи подотчета на карту сотрудника.

В первую очередь в учетную политику или в инструкцию по использованию подотчетных сумм надо внести следующие положения:

«Выдача денежных средств под отчет может производиться как в наличной, так и в безналичной форме.

При безналичной форме расчетов с подотчетными лицами денежные средства перечисляются на их зарплатные или личные карты с расчетного счета организации.

Возврат неиспользованных подотчетных средств может быть осуществлен в безналичной форме — в виде перевода с карты подотчетного лица на расчетный счет организации — или в наличной форме — в виде передачи наличных денежных средств в кассу организации».

Затем нужно ввести в действие приказ о подотчетных лицах и зафиксировать в нем список должностных лиц, которые могут получить денежные средства в подотчет. При небольшом рабочем штате удобнее будет указать просто перечень должностей без личных данных сотрудников. В таком случае не придется переделывать приказ при смене сотрудников.

С образцом приказа можно ознакомиться в нашей статье «Составляем приказ о подотчетных лицах – образец 2019-2020».

Следующим документальным обоснованием предоставления подотчетных средств на карту будет личное заявление сотрудника или приказ руководителя о выдаче денежных средств под отчет. Законодательство разрешает оформлять только один из этих документов.

Подробнее о действующих правилах выдачи денег под отчет читайте здесь.

К обязательным реквизитам заявления (приказа) о выдаче подотчета на карту относятся:

  • цель получения подотчетных денег;
  • сумма запрашиваемого подотчета;
  • банковские реквизиты карты, на которую производится выдача подотчета;
  • период, на который предоставляются подотчетные деньги;
  • разрешительная подпись руководителя (или лица, которое может подписывать подобные документы по доверенности от руководителя);
  • подпись подотчетного лица;
  • дата составления.

Ниже представлены готовые образцы заявления и приказа на выдачу подотчета на карту.

Срок представления авансового отчета по подотчету, выданному на карту сотрудника, в отличие от подотчета, выданного наличными, законодательством РФ не установлен. Чтобы сотрудники, получившие безналичный подотчет, своевременно сдавали авансовые отчеты, в приказе на выдачу подотчета или инструкции для подотчетных лиц добавьте положение:

«По денежным средствам, полученным под отчет безналичным способом, авансовый отчет предоставляется в срок не позднее 3 рабочих дней после окончания периода, на который выданы подотчетные средства».

Для доказательства того, что произведенные расходы были оплачены за счет полученных на карту подотчетных сумм, к авансовому отчету нужно приложить чеки с информацией по карте. Это могут быть как чеки, выданные продавцом при оплате картой товаров или услуг, так и чеки, распечатанные банкоматом при получении с карты наличных денег.

С порядком составления авансового отчета ознакомьтесь в этой статье.

Что указывать в назначении платежа при выдаче подотчета на карту сотрудника?

При перечислении подотчетных денег на карту сотрудника в поле (24) платежного поручения наиболее емко указывайте их назначение. Тогда при получении налоговых запросов будет легче найти все подтверждающие документы (заявления, приказы, авансовые отчеты). К примеру:

«Выдача под отчет на покупку проездных билетов по заявлению от 28.02.2019 № 124».

Все остальные реквизиты заполняются в обычном порядке.

С правилами и образцом заполнения платежных поручений ознакомьтесь в этой статье.

Проводки по перечислению денежных средств на карту сотрудника в подотчет

Выдача подотчетных средств на карту сотрудника в бухучете фиксируется следующей проводкой:

При возврате неиспользованных подотчетных средств наличными через кассу делается запись:

При перечислении неиспользованного подотчета безналичным способом — с карты сотрудника на расчетный счет фирмы — вносится запись:

О нюансах бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами, узнайте в КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа к системе, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Полный перечень проводок при выдаче подотчетных сумм, в том числе если они требуются для командировки, читайте в этом материале.

Итоги

В законодательстве РФ нет ни запретов, ни четких инструкций по предоставлению подотчета на карту сотрудника. Поэтому организации и ИП должны сами определять порядок выдачи подотчета на карту. Основная цель этого порядка — документальное подтверждение правомерности выдачи и надлежащего использования подотчетных сумм. Иначе выданный на карту подотчет будет отнесен проверяющими органами к налогооблагаемому доходу сотрудника.

Администрация вручила подарок, а налоговая требует деньги. Это законно?

Вы говорили, что подарки не облагаются налогами. Но в Омске с роженицы потребовали заплатить налог с подарков. Ей вручили сертификат в детский магазин и цветы от администрации. А взамен она должна была отдать в бюджет 13%.

Как это вообще возможно и на каком основании что-то требуют за подарки и цветы? Это произвол администрации и налоговой? Может, они подсунули какие-то документы, чтобы так хитро пополнить бюджет? Или так положено по закону?

Читать еще:  Заставляют делать работу ушедшего в отпуск работника

Объясните, почему так произошло с точки зрения документов. И что нужно знать тем, кто получает подарки, например, на работе. Мне тоже иногда коллеги что-то дарят к празднику или дают деньги в конвертике на день рождения, но никакие налоги потом не требуют.

Ситуация с омичкой, которую власти поздравили с рождением ребенка, неприятная и несправедливая с точки зрения морали. Но это не произвол, а такие нормы закона. В той ситуации с ними ничего нельзя было сделать. В этом стоит разобраться, чтобы не попасть на внезапные налоги.

Подарки от юрлиц дороже 4000 Р облагаются НДФЛ

Подарки от физлиц не облагаются налогами. Исключения: недвижимость, машины и акции не от близких родственников. Если друзья, родственники или коллеги подарят кому угодно сертификат, деньги, цветы, золотое украшение или новый Айфон, с этих подарков ничего не нужно платить в бюджет. Мы об этом писали, и это правда.

Но если дарит юрлицо, то налогом не облагается только сумма или эквивалент в пределах 4 тысяч рублей в год. То есть подарок от фирмы-партнера , работодателя, администрации или ИП, может стать объектом налогообложения. Если он стоит дороже 4 тысяч рублей, с суммы превышения нужно посчитать НДФЛ.

Жительнице Омска вручили подарок от администрации. Сертификат — это тоже подарок. Его могли провести как деньги, но это не имеет значения. Так как подарок от юрлица, налоговый агент обязан начислить НДФЛ с той суммы, которая превышает 4 тысячи рублей.

Это касается не только подарков от ведомств, но и подарков вообще от любых юрлиц. Если бы такой подарок той женщине вручили на работе от имени организации, тоже бы начислили НДФЛ. Здесь нет исключений. Получили подарок от юрлица дороже 4 тысяч рублей или несколько подарков, у которых общая стоимость выше, — попали на налог.

При вручении подарков нужно оформлять документы

Когда любая организация что-то выдает или отгружает, она обязана оформить документы. Подарков это тоже касается. Из кассы или с баланса организации не может просто так пропасть 20 тысяч рублей. Тот, кто их получает, должен расписаться как минимум в расходном ордере. А еще нужен договор дарения, который подтвердит, что сертификат действительно передали человеку с конкретными паспортными данными, а не присвоил себе какой-нибудь начальник под видом материальной помощи гражданам. Между людьми договор мог бы быть и устным, а вот с организацией так нельзя.

В администрации с этим еще строже. Скорее всего, сумма на подарки была заложена в какие-то целевые расходы. За них нужно отчитываться, иначе можно получить обвинение в нецелевом расходовании, растрате или хищении. Если сертификат и цветы купили за деньги бюджета, без документов никак не обойтись. Получается, что при вручении подарка сотрудники администрации выполняли свои обязанности по закону. И хотя со стороны это и правда выглядит нелепо, когда просят расписаться за букет, но такие правила.

Цветы — это тоже подарок, но только для живых

В налоговом кодексе нет исключений, когда какой-то предмет не считается подарком от компании. Цветы — это тоже подарок, такой же, как сертификат, плед или набор из магазина косметики. Если цветы проходят по документам и вручаются от имени организации, их включают в ту сумму, с которой начисляют НДФЛ.

Если директор или мэр покупают цветы от себя, то налога не будет. Но если от имени компании и под подпись, это повод начислить НДФЛ. Совесть мэра тут ни при чем: есть нормы налогового кодекса, которые все должны соблюдать.

Исключение — цветы для траурных мероприятий. Минфин объяснял, что в таких случаях НДФЛ не начисляют, потому что налогоплательщика, по понятным причинам, нет.

Еще есть особенности с подарками и цветами для ветеранов. Там безналоговый лимит не 4 тысячи, а 10 тысяч рублей. А с подарков за счет бюджета налога вообще не будет.

На самом деле цветы могли бы тоже исключить из списка подарков, с которых нужно платить налог. Это не имущество, их нельзя перепродать, от них нет никакой выгоды, даже в натуральной форме. В этой омской истории женщина вообще оставила цветы в роддоме. Требовать за них налог несправедливо, но пока такой оговорки в налоговом кодексе нет.

Как удерживают налог с подарков

Налоги можно платить только деньгами. Нельзя отдать в бюджет часть сертификата или несколько роз из букета. Поэтому получается, что организация дарит что-то в натуральной форме, а человек должен отдать в бюджет рубли.

Та организация, которая дарит подарок, — в данном случае администрация — считается налоговым агентом. То есть она должна посчитать и удержать НДФЛ с подарка. Если бы дарили деньги, налог удержали бы сразу и заплатили за женщину в бюджет.

Но тут подарили сертификат и цветы, а удерживать налог в тот же день было не с чего. Со следующих выплат тоже не получится, потому что женщина в администрации не работает и ничего там деньгами не получает.

В таких случаях любая организация, которая выступает налоговым агентом, обязана сообщить в налоговую: мы подарили подарок вот этому человеку, вот такой стоимости, налог начислили вот в таком размере, но не удержали. Налоговая получает такой отчет и сама связывается с налогоплательщиком: вы задолжали денег в бюджет.

Именно это и произошло в Омске. Такие справки о начисленном, но неудержанном налоге получают из банков при рефинансировании кредита, из страховых компаний при возврате страховки. То есть это обычная, предусмотренная законом процедура, а не чья-то глупая инициатива. Если налоговый агент не выполнит свои обязанности, его накажут.

Можно ли было провести этот подарок как-то еще, чтобы не платить налог

Если подарок был за счет денег администрации и от ее имени, законно его никак иначе провести было нельзя. Даже если дарили бы деньгами, все равно удержали бы НДФЛ при выплате, в том числе с букета.

Я встречала советы, что подарок можно было бы провести от лица сотрудников администрации. Это незаконно и ни один бухгалтер не стал бы так делать. Чтобы сотрудники подарили сертификат от себя как от физлиц, они как-то должны получить деньги на это из кассы администрации. Но нет такого основания, чтобы просто так раздавать деньги. Даже за подотчетные суммы потом приходится отчитываться. Если бы так сделали, это было бы похоже на какую-то схему и стало бы поводом для другого расследования и шума в СМИ.

Почему не удерживают налог с подарков на работе

Если организация или фирма дарит подарок физлицу, процедура одинаковая: нужно считать предельную необлагаемую сумму и начислять налог на размер превышения. Никаких исключений ни для городских администраций, ни для работодателей нет. Налоговая хочет, чтобы НДФЛ с подарков от юрлиц удерживали, и будет этого требовать. При проверке все равно обнаружат.

Но есть как минимум четыре причины, когда налог с подарка на работе не требуют:

  1. Подарок стоит дешевле 4 тысяч рублей. Тогда это необлагаемая сумма и налога вообще не будет. Но этот лимит считают не на каждый подарок, а с начала года. Так что один подарок за 3 тысячи рублей может не облагаться налогом, а второй на ту же сумму — частично облагаться.
  2. На подарок скинулись коллеги. Во многих компаниях не дарят подарки именно от организации. Деньги в конверт кладут коллеги, которые предварительно скинулись на это за свой счет. Тогда это подарок физлицу от физлиц и налога нет. Даже если в конверте 50 тысяч рублей, а в коробочке золотой «Паркер», НДФЛ платить не придется.
  3. Деньги на подарок не провели по бухгалтерии. В компаниях бывают суммы, которые не проводят по бухгалтерии, — эдакий управленческий учет. Директор может выделить деньги на подарок из этого фонда. Никакого договора дарения и расходных ордеров в этом случае не будет. Налога тоже.
  4. Налог удержат позже. С подарков в натуральной форме работодатель не может удержать налог. Но если это работник, то рано или поздно ему что-то выплатят — например, зарплату или премию. Тогда и удержат налог с подарка. Так что, если вам на работе подарили плед или сертификат с букетом, не исключено, что из следующей зарплаты за него придется заплатить 13%.

Как избежать неожиданных налогов с подарков

Изучайте документы. Когда вам что-то дарят и предлагают подписать документы, читайте, кто даритель. Если это организация или ИП, насторожитесь: тут пахнет налогами. Даже если у вас большое событие и радость, все равно изучите документы. Назад пути не будет. Не все сотрудники фирм проявят сочувствие и скинутся вам на налоги, как это сделали в омской администрации. Присмотритесь к сумме в документах, чтобы не получилось, что бесполезный букет оценили в 5 тысяч рублей. Или в конверте сертификат на 3 тысячи рублей, а по документам проходит на 10 тысяч.

Оценивайте выгоду. Если от организации вам дарят 101 розу за 10 тысяч рублей, с такого подарка придется заплатить 780 рублей в бюджет. Розы завтра завянут, а деньги бюджет с вас все равно потребует. А вот с сертификатом может быть по-другому. Если вам дарят возможность бесплатно получить нужных и полезных товаров на 20 тысяч рублей, то даже при уплате 2 тысяч рублей в бюджет это выгодно.

Не принимайте подарок. Если не хотите платить за бесполезный подарок, откажитесь от него. Дарение — это двусторонняя сделка. Кто-то дарит, а кто-то принимает. Если подарок не приняли — дарения нет. А значит, нет и налога. Пусть делают с букетом что хотят, но вы бюджету ничего не должны.

Если у вас есть вопрос о личных финансах, правах или законах, пишите. На самые интересные вопросы ответим в журнале.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector